SCSN behind the scenes: Itsme

SCSN biedt alle verschillende soorten partijen in de maakindustrie een netwerk en een standaard via welke zij digitaal met elkaar kunnen communiceren. Dit levert onder andere efficiëntie, transparantie, nauwkeurigheid én kostenbesparing op voor zowel het MKB als grotere spelers uit de toeleverketen. In deze ‘behind the scenes’ blogseries ondervroegen wij alle SCSN service providers en enkele andere grote partijen uit het netwerk wat deze voordelen hen opleveren.

Paul Roodnat werkt al 42 jaar bij Itsme en is sinds 2005 actief op de afdeling E-Business. Zijn passie is om samen met klanten en leveranciers processen te optimaliseren en te zorgen dat men aan beide zijden zo min mogelijk handmatige handelingen hoeft te verrichten. Vroeger werden daarvoor met name 1-op-1-koppelingen opgezet. Tegenwoordig biedt SCSN uitkomst. Paul vertelt in dit stuk meer over de digitale aanpak van Itsme.

Itsme is ontstaan vanuit vier elektrotechnische groothandels die rond 1995 onder één aandeelhouder kwamen te vallen. Twee van de vier bedrijven bestaan al meer dan 100 jaar en ondertussen werken er bij elkaar een kleine 500 werknemers. Zo’n 10 jaar geleden werden de bedrijven samengevoegd onder de naam Itsme. Niet alleen zegt het bedrijf daarmee: “je moet bij mij zijn voor elektrotechnische materialen”, de letters hebben ook nog een diepere betekenis. Paul Roodnat licht toe: “De I staat voor industrie; de branche waar we ons op richten. Daarmee bedienen we niet alleen de industriële bedrijven zoals Coca Cola of FrieslandCampina, maar ook de maakindustrie. In dat tweede segment zijn we zelfs marktleider. Een derde segment waar we ons op richten is de installatiemarkt. Echter ligt daar niet onze focus. De tweede letter is de T en die staat voor technologie. Om het plat te zeggen: wij willen niet alleen doosjes schuiven, maar echt waarde toevoegen voor onze klanten. En dat zit hem met name in de technologische kennis van onze verkopers. Klanten hoeven bij ons niet persé met een artikelnummer te bestellen, maar kunnen dat ook doen op basis van een beschrijving of zelf een foto. Onze verkopers matchen daar dan het juiste artikel bij. De S staat voor supply; wij zorgen dat we onze producten leveren. En die leveren we op het vlak van mechanische- (daar staat de M voor) en uiteraard op het vlak van elektrotechnische-(de verwijzing naar de letter E) producten. Dat laatste is 90% van onze business.”

Wat deed Itsme aan digitalisering vóór het SCSN-initiatief?
“In de jaren ’90 kwam EDI op; met name in de installatiebranche,” vertelt Paul. “Groothandels hebben daar op doorgepakt en vanaf eind jaren ’90 / begin 2000 was hier een oplossing voor die breed omarmt werd.

Veel industriële bedrijven werken van oudsher met SAP en omdat wij zelf ook met SAP werken, hebben we in diezelfde periode voor deze groep klanten veel SAP-koppelingen opgezet. Daarnaast waren er industriële bedrijven die inzette op het werken via portals zoals Ariba. Ook in die hoek hebben we veel gedaan.

De middengroep, ofwel de maakindustrie, die bleef achter. Voor veel klanten die we daar hadden, maakten we maatwerk-koppelingen. Toch bleven we voor dit segment steken op 30-40% van de orders die slechts digitaal binnenkwam.

Wanneer is Itsme betrokken geraakt bij SCSN?
Rond 2017 hoorde Itsme voor het eerst over SCSN en het feit dat er een standaard communicatie-oplossing voor de maakindustrie zou komen. Paul: “Vanuit EDI ervaring weet ik dat er drie dingen belangrijk zijn als je digitaal gaat communiceren:
1. Welke berichten ga je uitwisselen?
2. Welke taal ga je spreken?
3. Hoe ga je de berichten naar elkaar toesturen?

SCSN had al snel de berichten in kaart gebracht en kwam qua berichtenstandaard uit bij UBL. De volgende stap was het uitwerken van de technische infrastructuur met Service Providers.

Parallel hieraan ging het huidige ECI ook aan de slag met dit concept en ontwikkelde het Gatewise platform. Wij besloten om hierbij aan te sluiten en waren in 2018 een van de eersten die een connectie hadden opgezet. Dat werkte goed!

Toen ECI in 2020 ook ging aansluiten bij SCSN, kregen wij ineens toegang tot een veel grotere groep maakbedrijven. Ook klanten van bijvoorbeeld Isah en andere softwareleveranciers werden toen ontsloten.”

Waarom is SCSN een toevoeging op jullie digitaliseringsprogramma?
“SCSN werkt voor ons perfect,” zegt Paul. “We hebben meer dan 2000 klanten, dus wij zitten uiteraard niet te wachten op zo veel 1-op-1-koppelingen. Door SCSN zijn bijna alle softwarepakketten die op de Nederlandse markt gebruikt worden voor ons toegankelijk om mee te communiceren. We hoeven niet elke keer opnieuw zaken te ontwikkelen, doordat we gebruik maken van één standaardoplossing.

Wat levert SCSN op voor jullie?
Waar Paul en zijn collega’s vroeger weken bezig waren om maatwerkkoppelingen te realiseren, is een aansluiting op SCSN in feite binnen een uur geregeld. “Dat verschil is vooral voor onze afdeling merkbaar. Maar het belangrijkste voordeel van SCSN wordt natuurlijk met name bij Verkoop ervaren. Je moet je voorstellen dat wij ongeveer 300 orders per dag binnen krijgen en dat een verkoper gemiddeld 10-12 minuten bezig is om deze handmatig in te voeren. Voor SCSN kwam slechts 30-40% van onze orders digitaal binnen. Ik verwacht dat we dit jaar op 60% uitkomen. Een simpele rekensom leert dat dat een enorme efficiencyslag is op Verkoop.

Nu is het niet zo dat wij met minder Verkopers werken dan voorheen. Als we kijken naar onze leveringen, dan komt namelijk 20% uit voorraad en 80% moeten wij zelf ook inkopen. Met de oplopende levertijden is backorder-bewaking dus ontzettend belangrijk. Wij willen dat onze Verkopers daar pro-actief mee bezig zijn en die ruimte is er nu steeds meer.

En wat doet SCSN voor jullie klanten?
Paul: “Ook daar is de hoofdmoot tijdbesparing. Orderbevestigingen en facturen hoeven niet meer handmatig ingevoerd te worden. Bovendien hebben veel klanten hun informatie veel beter in de systemen staan. Klanten kunnen dus ook – net als wij – veel beter sturen op de uitzonderingen in het proces.

Hoe pakken jullie SCSN-implementatie aan?
“Wanneer een klant al bekend is met SCSN, dan is het eigenlijk alleen een kwestie van GLN-nummer uitwisselen, een testbericht sturen en binnen een dag zijn we live. Natuurlijk zijn er ook veel klanten die voor het eerst met SCSN gaan werken en dan gaan er vaak een aantal voorbereidende afspraken aan vooraf. Die bedrijven willen uiteraard weten hoe het werkt en hoe een orderbevestiging in hun systeem terecht komt. Dan testen we wat uitgebreider; we hebben daarvoor een mooie testomgeving, zodat we klanten goed op weg kunnen helpen. We zijn graag pilotpartner als het gaat om SCSN!

We hebben gemerkt dat het artikelbestand op orde brengen soms nog een issue is waar bedrijven tegenop zien. Onze ervaring is dat dit best meevalt. De meesten bedrijven met wie we regelmatig zaken doen, hebben dat prima op orde en daarvan hebben wij in ons systeem het klant-artikelnummer gekoppeld aan het itsme-artikelnummer. De gaten die daar nog in zijn, zijn zo opgevuld.

En hoe zit het dan met die USP dat er bij jullie geen artikelnummer nodig is met bestellen?
“Dat lijkt inderdaad niet logisch, maar wij hebben daar een workflow op ingericht, zodat mensen toch zonder artikelnummer via SCSN kunnen bestellen. Natuurlijk is het niet zo dat iedereen dit doet. Het gros van de orders gaat gewoon automatisch door. Maar voor die orders waarbij men het artikelnummer niet weet, gaat de order semi-automatisch door naar de vaste verkoper en wordt het artikelnummer aangevuld op basis van de beschrijving. De rest van de orderafhandeling gaat vervolgens wel geautomatiseerd via SCSN verder.”

Wat heeft de toekomst voor jullie in petto wat betreft digitalisering / SCSN?
“Tot nu toe hebben wij nog weinig aan promotie van SCSN gedaan. Daar zouden we nog een stap in kunnen zetten. Er is nog veel laaghangend fruit te halen van bedrijven die al wel aangesloten zijn op SCSN en nog niet met ons digitaal communiceren. Daar willen we Verkopers actiever op sturen. We zouden ons percentage digitale orders in de maakindustrie daarmee nog verder omhoog kunnen krijgen.”

Tot slot
“Aansluiten op SCSN is echt simpel. Dat wil ik nogmaals benadrukken! De technologische ontwikkeling is al voor je gedaan, dus je hoeft als maakbedrijf alleen nog maar de puntjes op de i te zetten als het gaat om de aansluiting. En daar helpen wij graag bij!

Veel van onze klanten waarderen ons om de manier waarop wij ze ondersteunen. Niet voor niks waren we vorig jaar de runner-up bij de DISCA voor de categorie Best Parts & Process Supplier. En het jaar daarvoor wonnen we die prijs. Nog nooit eerder was een bedrijf twee keer bij de laatste twee geëindigd. Ik denk dat deze hoge klantwaardering onder meer komt doordat wij met zaken als SCSN onze klanten goed op weg helpen. Dit jaar zijn we weer genomineerd voor de DISCA, dus ik ben benieuwd hoe we dit jaar scoren. In elk geval blijven we onze klanten graag op dit level ondersteunen!

Paul Roodnat

Terug