SCSN behind the scenes: Webbing Solutions

SCSN biedt alle verschillende soorten partijen in de maakindustrie een netwerk en een standaard via welke zij digitaal met elkaar kunnen communiceren. Dit levert onder andere efficiëntie, transparantie, nauwkeurigheid én kostenbesparing op voor zowel het MKB als grotere spelers uit de toeleverketen. In deze ‘behind the scenes’ blogseries ondervroegen wij alle SCSN service providers en enkele andere grote partijen uit het netwerk wat deze voordelen hen opleveren.

Dave Rullens is directeur-eigenaar bij Webbing Solutions en druk bezig met het digitaliseren van bedrijven in de maakindustrie. SCSN biedt enorm veel voordelen van Webbing Solutions klanten en hieronder legt hij uit waarom de core business van Webbing Solutions door het SCSN is veranderd.

Hoe is Webbing Solutions betrokken geraakt bij het SCSN?
‘Wij focussen ons bij Webbing Solutions op alles wat met web te realiseren is voor bedrijven in de maakindustrie. Via web kun je ook communiceren met klanten en leveranciers. Een kleine tien jaar geleden hebben we de eerste 1-op-1 koppelingen gemaakt met een klant van ons met ASML via Ariba. Door onze rol als Smart Industrie ambassadeur en als lid van Brainport Industries en waren we op de hoogte van welke fieldlabs er in Smart Industries Nederland opgezet werden. Enkele van onze klanten begonnen SCSN te noemen en dat maakte dat wij ook al meteen geïnteresseerd waren, met name omdat het idee was dat het dé standaard in Nederland zou worden. Dat is een beetje de achtergrond waarom wij bij SCSN zitten.’

 

Waren jullie al meteen actief betrokken?
‘Ja, wij waren als één van de eerste aansloten bij het SCSN om het netwerk en de standaard in de praktijk samen met onze klanten te gaan testen en het verder praktisch te maken. We hebben deelgenomen aan werkgroepen over de infrastructuur en over de schaalbaarheid van het netwerk en we hebben meegedacht over zaken als hoe het beste om te gaan met artikelbeheer en wat er nu inhoudelijk in de berichten moet staan (zoals bewerkingscodes). Je kunt dus zeggen dat we vanaf het moment dat de praktijk om de hoek kwam kijken, heel erg betrokken raakten bij het SCSN. We hebben geholpen om het idee uit te bouwen naar een praktisch werkend platform.’

Waarom is SCSN een toevoeging op de core business van Webbing Solutions?
‘Wij zijn heel sterk in het opzetten van 1-op-1 koppelingen, daar hadden wij namelijk ons eigen platform Ketenlink voor ontwikkeld waardoor je twee verschillende bedrijven aan elkaar kan koppelen die eigenlijk elkaars taal totaal niet spreken. Als er dan een nieuwe standaard komt waar een groot gedeelte van onze klanten ook mee te maken gaat krijgen en voordeel van gaat hebben, dan wil je daar natuurlijk zo vroeg mogelijk bij zijn. Dat was de reden dat we daar ook serieus veel tijd in hebben gestoken om dat ook goed in Ketenlink mee opgezet te krijgen.’

‘Wij gaan heel ver in allerlei koppelingen, maar voor klanten is het veel voordeliger als je maar één enkele keer hoeft aan te sluiten en dat kunt hergebruiken. Als je een serieus maakbedrijf bent, dan heb je met grote klanten te maken met een traditioneel EDI-bericht en dan heb je dus al te maken gehad met digitalisering en automatisering. Echter, hier zit toch elke keer weer veel herhaalwerk in en dat is allemaal niet nodig als je aansluit op een netwerk zoals het SCSN. Standardiseren op SCSN en indien nodig bouwen op onze ervaring met andere koppelingen: dat is het grote voordeel voor onze klanten en dus onze core business.’

Geeft het SCSN aan Webbing Solutions dezelfde voordelen als aan jullie klanten?
‘De kracht van Webbing solutions is dat wij jarenlange ervaring hebben met allerlei andere en ook  bijzondere systemen. Alle dingen die (nog) niet in SCSN zitten, kunnen we ook gewoon nog steeds oppakken. Voor ons zijn SCSN-koppelingen een stuk makkelijker en herhaalbaarder dan traditionele EDI-koppelingen want het zijn niet iedere keer specifieke maatwerk trajecten. Dit geldt in grote lijnen ook voor onze klanten. Bij het digitaliseren van een inkoopproces van klanten beginnen we altijd met het traditionele portaal om zelf ook wat meer inzicht te krijgen in processen, plus om meer uit het ERP-pakket te kunnen halen. De volgende stap in het proces bij onze klanten is dat er ook gedigitaliseerd en geautomatiseerd gaat worden. Dan leggen we uit wat de mogelijkheden zijn met Ketenlink. Maar de voordelen van één keer koppelen spreekt ook onze klanten gewoon heel erg aan, dus dan is de keuze voor het SCSN al snel gemaakt!’

Heb je een concreet voorbeeld van een klant die door SCSN echt geholpen is?
‘Eigenlijk zijn alle nieuwe klanten waar we onlangs mee gestart zijn concrete voorbeelden. Zij maken de keuze om digitaal te gaan samenwerken met hun leveranciers maar komen van helemaal nul en doen op het moment van starten alles nog helemaal met e-mail en handmatig. Tijdens die gesprekken over hoe de digitale wereld er nu uit ziet en wat je kunt verwachten als je daar instapt, benoemen we de voordelen van SCSN en dan is ‘digitalisering’ meteen een logisch verhaal.’

En vinden ze die ‘digitale wereld’ dan heel eng klinken?
‘Ja, soms wel. Elke verandering is per definitie spannend voor een bedrijf. Wat drempelverlagend werkt is dat we samen met onze klanten een proces ingaan. In eerste instantie kijken we naar het inkoopportaal wat we rechtstreeks aansluiten op het ERP-pakket. Alle communicatie is daar digitaal zichtbaar, want door middel van kleurtjes zie je wat er gebeurt. Wanneer er een factuur binnenkomt en deze is groen, dan kan deze factuur meteen doorgezet en verwerkt worden. Is de factuur rood, dan klopt er iets niet. En het feit dat ze dit allemaal zien en begrijpen, helpt om digitalisering concreet te maken.’

‘Bovendien gebeurt er in het begin ook nog niets automatisch. Er komt wel digitaal een factuur binnen, maar de eerste tijd houden wij nog ‘m wel even tegen. Deze kunnen bedrijven dan zelf even controleren en via een druk op de knop handmatig doorzetten. Deze controle geeft veel zekerheid. Na een half jaar zijn bedrijven dat handmatig doorzetten wel beu en dan zorgen wij ervoor dat facturen die helemaal kloppen en dus op groen staan, automatisch doorgezet worden. Er is dan vertrouwen in het proces opgebouwd. En wanneer er alsnog iets niet goed gaat, ondanks volledige automatische communicatie, dan komt er een melding op het beeldscherm te staan en dan hebben klanten nog steeds alle vrijheid om te controleren en eventueel te gaan bellen of om de regel weg te gooien want je bent toch met ERP geïntegreerd. Dit is een voorbeeld van de stapjes waar wij klanten in meenemen. Zeker voor een bedrijf dat nog niets op digitaal gebied heeft gedaan, is dit heel prettig. Een bedrijf moet vertrouwen hebben dat het digitaal ook goed gaat en dit is de manier om dat te bereiken.’

Wanneer bedrijven niet met meerdere partijen uit de toeleverketen zaken doen, raad jij dan toch SCSN aan?
Ja, dat gesprek gaan we zeker wel aan. Wanneer een klant voet bij stuk houdt en niet voor SCSN wil gaan, dan is dat ook geen probleem want we hebben een bibliotheek aan koppelingen en andere standaarden die we in kunnen zetten. Maar we kunnen bedrijven eigenlijk altijd wel overtuigen van de voordelen van SCSN. Ook al heb je maar één leverancier waar je iets mee doet, alleen al het feit dat je in het SCSN adresboek terecht komt wanneer je aansluit bij het netwerk, is iets waar je als bedrijf je voordeel mee doet. Dat zit zo: Grote leveranciers willen zelf zo efficiënt mogelijk werken en gaan kijken in het SCSN adresboek wie er allemaal is aangesloten. Zij zullen die aangesloten bedrijven benaderen om ook digitaal te gaan samenwerken. Op deze manier gevonden worden is handig voor bedrijven waar inkopers het heel druk hebben of wanneer collega’s voor langere tijd afwezig zijn en in moeten spelen op andere overmachtssituaties want met een SCSN-koppeling kun je , mocht dit nodig zijn, met minder mensen hetzelfde werk blijven doen. Dit beseffen bedrijven in eerste instantie vaak niet, maar is een groot voordeel. Ook wanneer je bedrijf gaat groeien, dan komt er ook meer orderdata wat heen en weer gaat. Dus mijn advies: als je dan toch gaat starten met digitalisering, start dan meteen met een goede standaard in plaats van een 1-op-1 koppeling.’

Wat is het moment dat je SCSN ter sprake brengt bij een klant?
‘Wanneer een bedrijf vanaf nul moet beginnen met digitaliseren noemen we het in het eerste gesprek al. Bij bedrijven waar we al langer mee werken en die al een standaard in gebruik hebben, is er nog wel wat te zeggen om te blijven werken zoals het gaat, met bijvoorbeeld een cXML. Via KetenlinK komen alle berichten op dezelfde wijze binnen bij onze klanten, dus is er niet meteen de noodzaak om afscheid te nemen van al je bestaande koppelingen en die te vervangen door SCSN. SCSN en andere standaarden of koppelingen met bijzonder systemen zoals webshops of kan-ban systemen zijn prima naast elkaar te gebruiken. Maar ook bij die klanten dienen leveranciers zich aan en verzoeken ze om met SCSN aan de slag te gaan. Dus ook daar zien we steeds vaker dat het ter sprake komt.’

Waar lopen klanten tegen aan bij het maken van een SCSN-koppeling?
‘Waar elke klant van ons tegenaan loopt is artikeldata. Daar moet je als bedrijf samen met je leverancier doorheen. Wij adviseren onze klanten om samen met hun leverancier om tafel te gaan en te kijken naar wat er in de afgelopen 2 of 3 jaar allemaal besteld is. Vervolgens is het zaak om een Excelsheet te maken en bijvoorbeeld de artikelnummers naast elkaar te zetten. Wij leveren vervolgens de digitale tools aan. Binnen het inkoopportaal zit bijvoorbeeld een importfunctie waarmee je die data heel makkelijk in één keer goed zet in je ERP. Wanneer je dit aan de voorkant goed kunt zetten scheelt het heel veel frustratie in de testfase.’

Met welk doel willen jullie klanten gaan digitaliseren?
‘Wat we het meest terug horen is dat klanten af willen van ‘het domme werk’, zoals dingen overtypen, fouten elimineren en herstellen, administratieve lasten verlichten. Wij willen er voor zorgen dat inkopers zich bezig kunnen houden met het inkopen en niet zozeer met het administratieve deel ervan. En die extra tijd wordt besteed aan stevigere gesprekken met leveranciers.’

‘Er wordt een kwaliteitsslag gemaakt: Je inkoopproces wordt digitaal en je hebt daarmee op veel kortere termijn grip op levertijd en dergelijke. Dat wordt allemaal in het inkoopportaal getoond, niet alleen aan de inkoper zelf maar ook aan de leverancier. Wat betreft de digitale orderstroom; dat inzicht wordt veel beter en kortere termijn kloppend. Je houdt zo tijd over om met je leverancier over andere zaken te spreken zoals levertijden en prijsafspraken. Het gaat niet langer over de bestellingen die zijn gedaan want dat is allemaal al bekend en geregeld maar eerder over nieuwe inkopen en de details daarvan.’

Wat is dataveiligheid en waarom is dit belangrijk?
‘Hier maak ik me eerlijk gezegd niet zo druk om, want dat is bij het SCSN gewoon goed geregeld. Dataveiligheid heeft te maken met het feit dat iedereen controle houdt over wat hij of zij digitaal deelt en hiervan ook eigenaar blijft. Het komt bij ons eigenlijk nauwelijks ter sprake. We leggen het zeker uit en we laten een diagram zien van hoe SCSN in elkaar zit en dan is het gesprek eigenlijk klaar.’

Aan welke nieuwe innovaties werken jullie momenteel?
‘Op het moment niet zo heel veel. We hebben de laatste jaren hard gewerkt om het SCSN in de lucht te krijgen en om onze klanten te digitaliseren dus wat we nu aan het doen zijn is vooral invoeren en uitrollen. Daar ligt nog genoeg werk. Ideeën zijn er natuurlijk genoeg en we hebben ook wel gesprekken met klanten daarover, maar dat komt allemaal nog wel.

Dave Rullens, directeur/eigenaar bij Webbing Solutions

Terug