Tuinte over werken met SCSN: “Als je veel orderregels hebt, scheelt het enorm veel werk”

Bij machinefabriek Tuinte speelt digitalisering al langere tijd een belangrijke rol in de verbetering van bedrijfsprocessen. De Twentse machinebouwer werkt continu aan het optimaliseren van processen samen met haar ERP leverancier Isah. In dat kader kwam ook de digitale ketenstandaard van SCSN in beeld.

Volgens Gerard Beld, verantwoordelijk voor inkoop en ICT bij Tuinte, was de aanleiding vooral praktisch: het terugdringen van handmatig werk in het bestelproces.

Eerste kennismaking

De eerste kennismaking met SCSN kwam via leverancier Fabory. Bij Tuinte worden veel verschillende onderdelen ingekocht, waaronder grote aantallen bevestigingsartikelen zoals bouten, moeren en boortjes. “Het bestellen van dat soort artikelen levert vaak orders op met tientallen regels. Dat betekent ook veel handmatig invoerwerk.” Vertelt Gerard. Omdat Tuinte al ervaring had met EDI-koppelingen aan de verkoopkant, was het idee van digitale berichtenuitwisseling niet nieuw. “Wij kenden het principe al. Aan de verkoopkant scheelt EDI enorm veel invoerwerk. Toen dachten we: dat moet aan de inkoopkant toch ook kunnen.” Wat daarbij opviel was dat SCSN een generieke standaard is.“Het voordeel van SCSN is dat het niet voor één specifieke partij is. Als je het eenmaal goed hebt ingericht, kun je het met meerdere leveranciers gebruiken.”

Besluitvorming

De beslissing om met SCSN aan de slag te gaan kwam niet van de ene op de andere dag. Binnen Tuinte werd eerst gekeken naar de praktische haalbaarheid. Een belangrijk punt was het artikelbestand. In de loop van de jaren waren er duizenden artikelen in het systeem gekomen, waarvan sommige verouderd of niet meer leverbaar waren. “We hebben eerst een flinke opschoonactie gedaan. Artikelnummers moesten kloppen en de data moest betrouwbaar zijn.” Dat bleek uiteindelijk een belangrijke voorwaarde voor succesvolle automatisering. “Als je data niet klopt, krijg je rare dingen in je proces. Dat hebben we wel geleerd.”

Keuze voor een serviceprovider

Voor de aansluiting op SCSN koos Tuinte voor Isah Business Software als serviceprovider. Volgens Gerard Beld lag de keuze voor de hand omdat Isah al het ERP-systeem van Tuinte levert.

Tijdens de implementatie hebben consultants van Isah actief ondersteund bij het voorbereiden van het artikelbestand, het testen in een proefomgeving en het correct aansluiten van de koppeling. Dit hielp Tuinte om het proces gestructureerd aan te pakken en fouten te voorkomen.

Aansluiting en onboarding

De aansluiting op SCSN vergde een flinke voorbereiding. Het grootste deel van het werk zat in het controleren en opschonen van het artikelbestand: oude of foutieve artikelen verwijderen, artikelnummers corrigeren en artikelstatussen instellen. Volgens Gerard Beld heeft het bedrijf hier maanden aan gewerkt, in totaal meer dan 100 uur, voordat de koppeling live kon. “Het was een intensief traject, maar absoluut de moeite waard. Zodra alles goed stond, werkte het systeem zoals het moest, en hoefden we nauwelijks nog handmatig in te grijpen.”

Honderd uur klinkt natuurlijk best fors, maar als we dat afzetten tegen de 5 uur per week die men nu bespaart, is die tijdsinvestering al na 20 weken terugverdiend!

Verwachtingen versus realiteit

Vooraf verwachtte Tuinte vooral tijd te besparen op administratief werk. Die verwachting is in de praktijk uitgekomen. Daarnaast bleek het effect breder dan alleen de inkoopafdeling. Doordat bestellingen consistenter worden verwerkt, profiteert ook het magazijn en de montage. “Monteurs krijgen nu complete sets onderdelen. Dat scheelt veel zoekwerk.”

Waarde na aansluiting

Het eerste voordeel werd zichtbaar in het bestelproces zelf. Orders kunnen nu rechtstreeks digitaal worden uitgewisseld, inclusief orderbevestigingen. Daardoor zijn er minder handmatige controles nodig en is het proces minder foutgevoelig. Voor Tuinte past de toepassing van SCSN in een bredere strategie om processen te verbeteren en digitaliseren. “De tijd die we besparen kunnen we nu gebruiken om processen verder te verbeteren. Dat is uiteindelijk veel waardevoller dan handmatig orders invoeren.”

Advies voor maakbedrijven

Volgens Beld ligt de grootste drempel voor bedrijven die met SCSN willen beginnen vooral bij de kwaliteit van hun data. “Veel bedrijven hebben in de loop der jaren een groot artikelbestand opgebouwd. Daar zitten vaak fouten of oude artikelen tussen.” Zijn advies aan bedrijven die willen aansluiten is daarom om eerst tijd te investeren in het opschonen van data. “Als je dat eenmaal op orde hebt, gaat de rest eigenlijk vanzelf.” Ook raadt hij aan om klein te beginnen. “Begin met een paar artikelen of één leverancier. Als het werkt, kun je het daarna verder uitbreiden.”

Terug